Hedef Belirleme

HEDEF BELİRLEME

Çoğu kimse bir rapora başlamadan önce
hedef belirmeyi zaman kaybı gibi görebilir. Her şeyden önce raporun ne
konuda olması gerektiğini bilmeniz gerekiyor değil mi?

Aylık
yönetim raporu gibi her zaman yazdığınız bir rapor söz konusu olduğunda
bunun pek anlamı olmadığını düşünebilirsiniz. Ancak açıkça belirlenen
hedeflerin önemli faydaları vardır:

* Hangi bilgileri rapora alıp hangilerini almayacağınıza karar vermenizde yardımcı olur.
* Raporun okuyucuya uygun hale gelmesine yardımcı olur.
* Raporun yazımını kolaylaştırır.
Rapora neyi alıp, neyi almayacağınıza karar vermek.
Açık
bir hedef; elinizde mevcut bilgiyi ölçüp rapora ne kadarının dahil
edilip ne kadarının edilmeyeceğine karar vermek bakımından mihenk taşı
gibidir. Açık bir hedefiniz yoksa ihtiyacınız olduğunu düşündüğünüz
bilgileri toplamakla çok vakit harcar, sonuçta bunların yarısına bile
ihtiyacınız olmadığını görebilirsiniz. Doğru hedefin bir işlevi de
araştırma sürecinde fazla vakit harcamamanızı sağlamasıdır.
Raporu okuyana uygun hale getirmek.
Hedef
daima, hedeflenen okuyucunun kim olduğunu açıkça belirlemelidir.
Böylelikle onların istediği bilgiyi, onların istediği şekilde ifade
edersiniz.
Raporu yazmayı kolaylaştırmak.
Raporu yazıp,
yapılandırırken kafanızda ne yapmak sitediğinize ilişkin açık bir fikir
varsa her şeyin kolaylaştığını göreceksiniz. Bunu zaten bildiğinizi
düşünebilirsiniz. Ancak raporu açık bir hedefle yazdığınızda her şeyin
ne kadar kolaylaştığını göreceksiniz.
Hedef Nasıl Belirlenir?
Hedef belirlemenize yardımcı olacak sorular:
* Raporu kim okuyacak?
* Bu raporu ne amaçla istiyorlar?
* Konunun hangi yönleriyle ilgileniyorlar?
* İlgilenmedikleri neler olabilir?
* Konu hakkında ne kadar bilgileri var?

Yazdığınız
her rapor için bunları düşünürken çok önemli olan adım hedef koymaktır.
Yeni geliştirilen ürün hakkında satış departmanına rapor yazıyorsanız,
raporu okuyanlar yeni üründen müşterilerini haberdar etmek hatta ürün
piyasaya çıkmadan gerekli değişikliklerin sağlanması adına geribildirim
almak isteyebileceklerdir. Bu nedenle yeni ürünün tüketiciye olan
faydasını öğrenmek isteyecekler fakat hangi tedarikçileri kullanmayı
planladığınız onları ilgilendirmeyecektir. Satış elemanlarının mevcut
ürünleri herkes kadar bildiğinden açıklamaya gerek olmamasına rağmen
mevcut ürünlerle karşılaştırma yapılabilir, örnek gösterilebilir.

Successful Report Writing, Katharine Heritage

Yabancı kaynak’dan bulduğum bir yazıyı paylaşıyım dedim okumaya değer ..